مشاوره مديريت - آموزش مديريت - آموزش فروشندگي حرفه‌اي
 
نويسندگان
عضویت
نام کاربری :
پسورد :
تکرار پسورد:
ایمیل :
نام اصلی :
آمار
امروز : 1267
دیروز : 6465
افراد آنلاین : 7
همه : 5302064

آموزش روش تحقيق

طرح تحقيق:

برنامه طرح تحقيق بايد با نظمي منطقي و معقول تنظيم و تدوين گردد.براي بسياري از محققين نوشتن طرح تحقيق به منزله برآورد هزينه آن و درخواست كمك هزينه از دولت يا سازمانهاي ذيربط است .حال شما خواه در فكر درخواست كمك مالي باشيد و خواه نباشيد بايد طرح تحقيق تان سودمند باشد در اينجا شما را با مراحل انجام و اتمام طرح تحقيق بيشتر آشنا مي كنم.

1-طرح موضوع تحقيق

قبل از هر گونه اقدامي براي انجام يك تحقيق مي‌بايد موضوع مورد مطالعه را از جهات مختلف مورد شناسايي دقيق قرار دهيم. در اين شناسائي نكاتي مورد توجه قرار مي‌گيرد كه عبارتند از:

پيشينه تحقيق:محقق در معرفي موضوع مورد مطالعه از كليه تحقيقات انجام شده قبلي مي‌تواند كمك بگيرد و احاطه خود را نسبت به موضوع بيشتر نمايد. تحقيقات اجتماعي انجام شده پيشين همچنين مي‌تواند علاوه بر شناخت موضوع به مسائل و مشكلاتي كه محققان ديگر ضمن انجام تحقيق با آن روبرو بوده‌اند و پي ببرد و بدين ترتيب از خطاها و دوباره كاريها احتراز نموده و در مقابل از تجربيات پيشينيان بهره گيرد.

تعريف مفاهيم: محقق براي تبيين و تشريح موضوع مورد مطالعه و تعيين متغيرهايي كه مربوط به موضوع مورد تحقيق مي‌گردد بايستي مفاهيم موجود در طرح تحقيق خود را يكايك تعريف نموده تا مفاهيم از يكديگر باز شناخته شوند و پرسشگران و ساير كساني كه محقق را ياري مي‌دهند با آگاهي و تسلط كامل به جزئيات موضوع بكار تحقيق بپردازند . در تعريف مفاهيم اصطلاحات و واژه‌هاي بكار رفته در طرح بايد مشخصاً و دقيقاً تعريف شوند. مثلاً در تحقيقات روستائي مفاهيمي مانند "خوش نشين" ,"زارع صاحب نسق", "جفت گاو" و "آيش" و "واحد بهره برداري و...دقيقا" تعريف شوند و يا در مطالعه مربوط به يك گروه اجتماعي اصطلاحات و مفاهيمي مثل "انسجام گروهي" و "ارتباط متقابل" ,"برون گروه" ,"درون گروه","شبه گروه","پاره گروه" و ....تعريف شوند.

محدوده موضوع: در طرح موضوع مورد مطالعه محدوده موضوع نيز به طور روشن و بوضوع مشخص مي‌شود و اين يكي از مسائلي است كه بسيار حائز اهميت است زيرا انجام تحقيقي كه محدوده و چهارچوب مشخصي نداشته باشد عملاً امكان پذير نيست و چنانچه موضوع را بدون در نظر گرفتن جامعه آماري و حد و مرز معيني مورد مطالعه قرار دهيم نتايج بدست آمده اعتبار علمي نخواهد داشت . مثلاً چنانچه ما عنوان كنيم كه قصد مطالعه دانشجويان دانشگاه تهران را داريم موضوع مورد مطالعه ماگسترده و در حال بسيار مبهم است زيرا معيين نشده است كه مطالعه ماد در ارتباط با چه ويژگي از جامعه دانشجويان است و كداميك از دانشكده‌ها يا رشته ‌ها يا كلاسها يا گروهاي سني را در بر مي‌گيرد و آيا مطالعه ما تنها مربوط به جامعه دانشجويان مرد مي‌شود و يا زنان و يا هر دو را در بر مي‌گيرد؟ و ابهامات يكديگر از اين قبيل...بنابراين مشاهده مي‌شود كه ابهامات وانجام يك "زمينه سنجي" محدود و باطل گردد.

ارائه فرضيه مي‌بايد با تكيه بر منابع و مآخذي صورت گيرد كه عبارتند از:

1-تجارت شخصي و اطلاعات پراكنده

محقق از مجموع اطلاعات كلي و پراكنده‌اي كه ضمن جامعه مورد مطالعه داشته است ,براي ارائه فرضيه مي‌تواند استفاده كند. علاوه بر تجارت شخصي, محقق گاهي نيز كه ارتباط مستقيمي با موضوع مورد مطالعه نداشت است مي‌تواند از اطلاعات و تجارب شاهداني كه مستقيماً در ارتباط با جامعه مورد نظر بوده‌اند براي بدست آوردن اطلاعات مقدماتي درباره پديده و متغيرهاي آن استفاده نمايد و بعنوان مثال چنانچه موضوع تحقيق ما مطالعه در تضاد يا ستيز نقش ها در بين پرسنل يك سازمان اداري يا بيمارستان باشد بدون گردآوردن اطلاعات مقدماتي از جوي كه حاكم بر آن سازمان يا بيمارستان است , ارائه فرضيه براي ما امكان پذير نيست , بنابراين در اين مرحله كه اطلاعات ما بسيار ضعيف و يا تقريباً هيچ است و چنين كاري نيز بر عهده ما قرار گرفته است. ناچاريم براي شروع كار با انجام مصاحبه و تماس برخوردهاي مستقيم و غير مستقيم با مسئولين و پرسنل آن سازمان يك يا چند رابطه علي احتمالي را در ذهن خود پرورانده و بعنوان فرضيه ارائه دهيم تا ضمن تحقيق به محك آزمايش در آيد.

2-تحقيقات انجام شده قبل

تحقيقات انجام شده قبلي در زمينه مورد مطالعه و يا زمينه‌هاي مشابه در غالب موارد مي‌تواند به ما كمك فراواني نموده و از بسياري جهات درارائه فرضيه و كار تحقق ما را رهنمون باشد بنابراين لازم است كه محقق قبل از ارائه فرضيه به تحقيقات انجام شده در موسسات پژوهشي دولتي و غير دولتي رجوع نموده تا از دوباره كاري احتمالي و يا احياناً از ارائه فرضياتي كه قبلاً به محك آزمايش در آمده و باطل گرديده پرهيز گردد. ضمناً محقق مي‌تواند از تكنيك هاي الگوها و شيوه‌هاي بكار گرفته شده در تحقيقات انجام شده قبلي نيز ياري گيرد.

3-اطلاعات و آگاهيهاي تئوريك

محققي كه به منظور دست يابي به روابط علت و معلولي بين متغيرهاي موجود يك پديده اجتماعي به تحقيق مي‌پردازد, لازم است كه علاوه بر اعمال دقت كامل در كار پرسشگري و عمليات ميداني و بطور كلي در انجام جمع آوري دقيق اطلاعات , بايستي بتواند واقعيت هاي موجود يا نتايج بدست آمده را با زبان جامعه شناسي بيان نموده و با ديدي جامعه شناختي تبيين نموده و نتايج بدست آمده را با زبان جامعه شناسي بيان نمايد .

در حقيقت تفاوت بين مشاهده‌گري كه واقعيت ها را مي‌بيند و از هرگونه تحليلي درباره آنها عاجز است با مشاهده‌گري كه هر واقعيت اجتماعي را با روش بيني و نكته سنجي علمي تبيين وتفسير مي‌كند آنست كه مشاهده گر اول فاقد اطلاعات تئوريك درباره پديده هاي نجام يك پرزنت هست.
 
بهتره خودتون به حضار بگين كه كمي ترس ورتون داشته
 
تا اينكه خودشون كشف كنن كه شما كمي استرس و ترس دارين.
 
اينجوري ديگه لازم نيست استرس و ترس خودتون رو بپوشونين
 
وكلي از سنگيني كارتون كم ميشه. شما ميتونيد اين مطلب كه
 
كمي استرس و ترس دارين رو به صورت جوك و فان به حضار بگين.
 
مثلا بگين كه "1 ساعت پيش فقط من و خدا ميدونستيم كه من درباره ي
 
چي ميخام صحبت كنم؛ ولي حالا فقط خدا ميدونه چي ميخواستم بگم!! "
 
 
 
2- بازنگري به حضار
 
 

حالا كه قبول كردين هركسي موقع ارائه دادان كمي ترس وعصبانيت داره،
 
نوبت اونه كه يه جور ديگه به حضار نگاه كنين. يعني به جاي اينكه اونها
 
رو افرادي هستن كه ميخان پرزنت شما رو ارزيابي كنن اونها رو

افرادي در نظر بگيرين كه ميخان بعد از شما اونها هم ارائه
 
داشته باشن. پس طبق اصل 1 اونها هم كمي ترس و استرس دارن،
 
پس دليلي نداره كه شما هم عصبانيت نداشته باشين.
 
يك ديد ديگه به حضار اينه كه اونها رو به عنوان دوستايي

در نظر بگيرين كه مثلا 10 ساله نديدينشون، به اين طريق شما

ميتونين يك ارتباط چشمي (Eye contact) عالي با مخاطبينتون
 
داشته باشين. به اين علت كه شما همش در اين فكر خواهيد بود

كه به چشم ها و صورت حضار نگاه كنيد و پيش خودتون فكر
 
كنين كه اونها رو قبلا كجا ديدين.
 
تو بعضي كتابها گفته ميشه كه فكر كنين كسي دور و
 
برتون نيست و شما تتنها هستيد، ولي پنداشتن چنين حالتي در حالي
 
شما ميدونيد سالن پر از افراد مختلفه خيلي سخته، پس بهتره يكي از

دو حالت بالا رو در نظر بگيرين.
 
 
 
3- كمك گرفتن از رسانه هاي تصويري
 
 

بيشتر افراد از اينٍ ارائه ميترسن كه ميدونن افراد زيادي دارن اونها
 
رو تماشا ميكنن. پس بهترين كار در اين حالت اينه كه نگاه اونها رو

از خودتون دور كنيد. چه جوري؟ نظرتون راجع به استفاده از پاورپويت
 
يا پخش كردن تعدادي كاغذ بين حضار چيه ؟! اينجوري نصف بيشتر زماني
 
كه شما دارين ارائه ميدين نگاه حضار به شما نيست و شما ميتونين با

خيال راحت كارتون رو دنبال كنين، و هر وقت ديدين كه كسي نگاهش
 
به شماست، فورا كسي رو پيدا كنيد كه حواسش به اسلايد ها و
 
يا كاغذ هايي كه بشون داديد !
 
 
 
4-عمدا اشتباه كنيد !

براي مثال وقتي كه

به طور عمدي كاغذ

نت هاتون از دستتون
 
به زمين مي افته هنگام

برداشتنش از روي زمين

بگين كه از اينجا

به بعد ارائه ي من

گيج كننده تر ميشه.

اين باعث ميشه كه حضار
 
كمي بخندن. و اين باعث

جذابتر شدن بيشتر ارائه شما

ميشه و مسلما ت است٠در اولين برخورد، هر يك از سه حالت زير ميتوانند تاثير كاملا متفاوتي را ايجاد كنند٠ ايجاد تاثير مثبت  برداشت هاي اوليه بسيارحائز اهميت هستند·طرز لباس پوشيدن و نحوه ايستادن شما هميشه بر برداشت طرف مقابل تاثير مي گذارد٠  اشاره با اعضاي بدنايما و اشارات دلگرم كننده از قبيل تماس چشمي و تكان دادن سر موجب ايجاد حس همدلي مي شوند- مگر زماني كه طرف مقابل متوجه شود شما احساس واقعي خود را پنهان مي كنيد. كلمات را با دقت انتخاب كنيد و تا مي توانيد صادق باشيد ؛در غير اين صورت ممكن است تن گفتار شما با گفته هايتان در تناقض باشد .        برنامه ريزي عصبي-كلامي از تكنيكهاي ان-ال-پي مي توان براي كاهش تنش هاي موجود در مي موقعيت خاص استفاده كرد.اگر به شدت با گفته هاي كسي مخالف هستيد،زماني كه مشغول حرف زدن است است به صحبت هايش گوش كنيد؛سپس نظرات خود را با استفاده از جمله بندي ها و تصوير سازي هاي مشابه بيان كنيد. اگر او با حالت تدافعي نشسته است، شما نيز در همان وضعيت قرار بگيريد و سپس به يك وضعيت بازتر (مانند شكل روبرو)تغيير حالت دهيد تا او نيز از اين حالت در آيد. تفسير گفت و گوجملات را در حد ارزش ظاهري آنها در نظر بگيريد و به دنبال تفسير معاني مستتر در آنها نباشيد.براي حصول اطمينان از در صحيح صحبت طرف مقابل جملات او را با بياني ديگر براي وي بازگو كنيد تا مشخص شود منظور وي را درست در كردهايد يا خير. اگر برداشت شما نادرست بوده باشد،او گفته هاي خود را تصحيح و تصريح خواهد كرد.  يكي از تئوري هاي موجود در وراي برنامه ريزي عصبي-كلامي(ان-ال-پي)اين است كه شيوه صحبت كردن افراد نشان مي دهد كه چه فكري در سر دارند.سليقه هاي فكري را مي توان با  توجه به نحوه انتخاب عبارات تقسيم ندي كرد. به عنوان مثال عباراتي مانند  »بين گفته هاي شما و خودم  تفاوت مي بينم «و »گفته هاي او براي ما يك زنگ خطر است «به ترتيب در مقوله بصري و سمعي قرار مي گيرند.با دقت در صحبت هاي طرف مقابل و تقليد از عبارت وي مي توانيد گفت و گوي خود را هماهنگ كنيد. براي اين منظور بايد زبان بصري را با زبان بصري و زبان شنيداري را با زبان شنيداري پاسخ دهيد.هم زمان  با گوش كردن و تقليد از ترجيحات فكري طرف مقابل مي توانيد از نظر فيزيكي نيز از او تقليد كنيد و با استفاده از ايما و اشارات مشابه حس همدلي را در او بوجود آوريد.  غلبه بر تعصبممكن است از بين بردن كامل تعصبات شخصي دوشوار باشد چرا كه در ما نهادينه شده و بدون توجه به رفتار شخصيت ديگران در ما وجود دارند اما يك اصل اساسي به ما ميگويد :(ببينيد چه ميگويد ،نبينيد كه ميگويد) بايد به دقت به صحبت افراد گوش كنيد و اجازه ندهيد تعصبات شما مانع برقراري ارتباط شوند. اطمينان از در ك درست پياماگر از نظر شما مطالب مطرح شده نياز به توضيح دارند يا فكر ميكنيد ممكن است ديگران پيام شما را درست نفهميده باشند، از عبارت هاي زير استفاده كنيد. يافتن و در ك انچه لازم است بدانيد را مسئوليت شخص خود بدانيد و به پاسخ هاي دريافتي گوش كنيد. سه مرحله ارتباط موفقn    گوش كردن:اگر در هنگام صحبت گوينده به فكر جواب باشيد يا بخواهيد به صحبت هاي بعدي خود فكر كنيد منظور وي را درست و كامل درك نخواهيد كرد. n       پاسخ دادن:هنگام پاسخ آنچه را فهميده ايد بطور خلاصه بازگو كنيد ودر صورت لزوم   از گوينده در خواست توضيحات بيشتر كنيد.n       انجام اقدامات لازم:آنچه هرگز نبايد انجام بدهيد اين است كه قول اقدام بدهيد وبه آن عمل نكنيد. سوال كردن نحوه مطرح كردن سوالات در پايه ريزي يك  ارتباط   موثر بسيار حائز اهميت است.» چرا«،»چه چيزي«،»چه وقت«،و »چه طور« كلمات بسيار قدرتمندي هستند.از اين كلمات زياد استفاده كنيد تا بتوانيد پاسخ هاي لازم براي مديريت اثر بخش را از خود يا ديگران بدست آوريد. نكات لازم براي مطرح كردن سوالات اثر بخش عبارتند از:اگر مي خواهيد پاسخ مشخصي بشنويد سوال مشخصي را مطرح كنيد..قبل از شروع جلسه فهرستي از سوالات مورد نظر تهيه كنيد.زماني كه مي خواهيد درباره سوال بعدي خود فكر كنيد از فكر كردن واهمه نداشته باشيد.براي ايجاد محيط گرم ودوستانه تا انجا كه ممكن است با تن صداي طبيعي و عادي صحبت كنيد. مطالعه  كارآمددو روش متدوال مطالعه ورك كامل متن عبارتند از مطالعه با سرعت كم و مطالعه سريع همراه با مرور مجدد هردو  روش فاقد  كارايي لازم هستند مطالعه با سرعت كه هيچ تاثير بر در ك مطلب ندارد روش دوم كه به روش برگشتي معروف است سرعت را نصف ميكند ولي فقط بين 3 تا7 درصد در ك  مطلب را بهبود مي بخشد برگشت را حذف كنيد تا بدون كاهش ميزان در ك مطلب سرعت مطالعه از متوسط 250 تا 300 كلمه در دقيقه به 450 تا 500 كلمه در دقيقه افزايش يابد. يادداشت بردارياگر برروشهاي كارامد ثبت مطالب شفاهي ياخلاصه سازي طلاعات مكتوب تسلط داريد ديگرلازم نيست به حافظه ود متكي باشيد شيوهاي مختلفي براي تهيه سوابق مكتوب وجود دارد كه عبارتنداز: 1- يادداشت برداري خطي 2-استفاده از تند نويسي3-استفاده ازنقشه هاي ذهني تماس برقرار كردنهرگز نميتوان تضمين  كرد كه ارتباط حتما نتيجه رضايت بخشي خواهد داشت ،اما شروع خوب هميشه امكان پذير است .هميشه هنگام سلام يا خداحافظي ازجاي خود بلند شويد. در اين مواقع در جاي خود نشستن به نوعي بي ادبي محسوب مي شود. كلماتي كه براي سلام واحوال پرسي با اشنايان به كار مي بريد به نوع رابطه شما با انها بستگي دارد . انتقال اطلاعاتنياز كاركنان به اطلاعات ،و توانايي مديران انها در تامين انواع اطلاعات به شيوه صحيح دو عامل مهم حياتي در هر سازمان هستند. ابتدا نياز هاي اطلاعاتي كاركنان را شناسايي كنيد. امنيت شغلي شرايط كاري ، پاداش ، موقيعت و مزايا از جمله موارد مهمي هستند كه بايد هر گونه تغييرات موثر بر انها را هر چه سريع تر و به طور مستقيم به اطلاع كاركنان برسانيد.   استفاده از تلفناكثر افراد فكر مي كنند مهارت هاي تلفني انها در حد كمال است در حالي كه اين مهارت ها از طريق تمرين و كسب دانش لازم قابل ارتقا هستند. توجيه موثرتوجيه افراد در مورد هدف ، وسيله ، و حدود وظايف محول شده به آنها يكي از تمرينات اوليه در برقراري ارتباط است. روش هاي توجيه اثر بخش افراد) ارباب رجوع، همكار و تامين كننده و ...)را ياد  بگيريد تا بتوانيد پروژه را در مسير موفقيت هدايت كنيد. توجيه موثر تماس چشمي خوب در هنگام توجيه موجب حفظ توجه طرف مقابل مي شود. ارتباط تك به تك جلسه با يكي از  اعضاي شركت اعضاي شركت ممكن است رسمي يا غير رسمي باشد . تشكيل گرد همايي هاي غير رسمي دستور العمل معيني ندارد ، اما قوانين تشكيل جلسات رسمي تك به تك همانند قوانين مربوط به نحوه برگزاري ساير جلسات است: خيلي سريع به اصل موضوع بپردازيد ; طبق دستور جلسه پيش برويد ; در پايان مطالب را جمع بندي  كنيد . براي پربار تر كردن جلسه به دقت به صحبت طرف مقابل گوش دهيد به دنبال بحث منطقي باشيد و جانب تواضع را رعايت كنيد. با اين حال به خاطر داشته باشيد وجود قدري تنش  و مخالفت ممكن است كاملا مفيد و در برخي مواقع اجتناب ناپذير باشد    ايفاي نقش مربي براي كاركنانمديران خوب بايد مربيان خوبي باشند و نحوه تشويق كاركنان به ارتقاي سطح عملكرد، افزايش دانش،و تحقق بخشيدن كامل توانايي هاي خود را بدانند. مربي گري در كل فرايند مديريت نهفته  است و نبايد صرفا به باز نگري هاي عملكرد و ارزيابي هاي سالانه محدود شود . مشاوره با كاركنانگاهي اوقات مشكلات ناشي از كار يا زندگي از طريق مشاوره قابل حل هستند . البته اگر خودتان يك مشاور دوره ديده نيستيد يا تجربه زيادي در اين كار نداريد سعي كنيد انجام ان را به يك مشاور حرفه اي محول كنيد كه بتوانيد كاركنان را در رويارويي در مشكلات و رفع انها ياري كند . اگر وجود يك شرايط خاص موجب نا رضايتي يكي از كارمندان شده است،به وي پيشنهاد مشاوره بدهيد و با او ابراز همدردي كنيد . تنظيم متن سخنرانيبراي آماده سازي ، تمرين و بازنگري متن سخنراني به اندازه كافي وقت بگذاريد . موضوعات را خلاصه كنيدو مطالبي را به شكل يادداشت كوتاه در مورد هر يك از آنها بنويسيد اگر از وسايل سمعي بصري استفاده مي كنيد براي هر موضوع 3 دقيقه وقت بگذاريد تا در مدت 30 دقيقه بتوانيد به 10موضوع مختلف بپردازيد. بيان منظورتكرار به هنگام نوشتن يك نقطه ضعف و به هنگام سخنراني  يك ضرورت است. سخنراني مانند نمايش است . اگر مي خواهيد از يادداشت استفاده كنيد آنها را خلاصه كنيد هر از گاه به يادداشت هاي خود نگاه كنيد.  اما هرگز روخواني نكنيد. از زبان واضح و جملات كوتاه استفاده كنيد. استفاده از وسايل ديداري احتمال زياد هنوز هم پروژكتور هاي اسلايد  35 ميليمتري و پرژكتور هاي اورهد متداول ترين رسانه هاي ديداري هستند. اگر تعداد مخاطبين زياد  باشد استفاده از وايت برد و فليپ چارت بسيار موثر است . از هر وسيله اي كه استفاده ميكنيد قبلا مطمين شويد كه نقص فني ندارد . آمادگي با هدف كسب نتيجهرهبري يك جلسه  اموزشي  براي كاركنان شكل مهمي از ارتباط است  با اموزش گيرندگان مانند هر مخاطب ديگري صحبت كنيد :اعتماد به نفس داشته باشيد ، تماس چشمي برقرار كنيد و انها را به سوال كردن تشويق كنيد . دورهاي اموزشي معمولا زماني از بيشترين اثربخشي برخور دارندكه به صورت فشرده باشند و ظرف مدت چند روز در محلي دور از محل كار برگزار شوند. گرفتن باز خورد در مورد خود دوره آموزشي نيز براي حصول اطمينان از ارزشمند بودن دوره ضرورت دارد.  نكاتي كه بايد به خاطر بسپاريد* هر چه بيشتر در مورد برگزاري يك جلسه برنامه ريزي كنيد احتمال موفقيت بيشتر است * معمولا پيام ها در صورت همراه شدن با تكنولوژي سمعي بصري مناسب تقويت ميشوند * كاركنان حاضر در سمينار ها بايد همانند تامين كنندگان مورد توجه و احترام قرار بگيرند    برگزاري سمينار در سمينارها و كارگاه هاي درون سازماني اموزش در زمينهايي كه از نظر سازمان حائز اهميت است ارا ئه مي شود سمينارها و كارگاه ها جزو گردهمايي هاي كاري ، كاربردي ، غير رسمي و متمركز بر اهداف خاص هستند. اگر مسوليت برگزاري يك جلسه بر عهده شما است فقط كاركنان مرتبط با گردهمايي را دعوت كنيد . سخنراني در سميناراگر مي خواهيد در يك سمينار داخل يا خارج سازماني سخنراني كنيد ،از مسئول جلسه بپرسيد ساير سخنرانان در مورد چه موضوعاتي قرار است صحبت كنند تا بحث ها تكرار نشوند.ببينيد چه مدت قرار است صحبت بكنيد و ايا بعد از سخنراني جلسه پرسش و پاسخخواهيد داشت يا خير. خيلي سريع صحبت نكنيد و نگاهتان به ساعت باشد تا سر وقت صحبت خود را تمام كنيد. انتخاب محل براي برگزاري سمينارمحل برگزاري  بخش مهمي از پيام و نشان دهنده ارزشي است كه براي شركت كنندگان قائليد هنگام تصميم گيري براي انتخاب محل برگزاري سمينار به دقت در مورد چيز هاي لازم فكر كنيد و محلي را انتخاب كنيد كه متناسب با اندازه نوع گرد همايي باشد.  مذاكره با هدف كسب پيروزيانجام مذاكره مستلزم برخورداري از مهارت هاي عالي ارتباطي است. مذاكره كننده بايد توانايي مطرح كردن صريح و روشن پيشنهادات و در ك  صحيح په درك خوب  شما از مسائل مالي و بررسي دقيق كليه عوامل و بهترين وبدترين حالت ممكن و نهايتا بالا بودن احتمال سود آوري  طرح در       صورت اجرا باشد. تاثير گذاري بصريارزيا بي ضرورت هاي طراحي  در كليه اسناد از بالاترين استاندارد هاي طراحي استفاده كنيد اما شيوه طراحي را بنا به مورد تغيير دهيد در مورد اسناد و مدارك داخلي آزادي عمل بيشتري داريد . از يك  طراح حر فه اي براي تاثير بصري اسناد و مدارك كمك بگيريد . استفاده از طراح      هميشه سوابق كاري طراح را بررسي كنيد تا از اين طريق بتوا نيد به ميزان توا نايي وي پي  ببريد . در همان ابتداي كار طراح را به خوبي توجيه كنيدو دقيقا براي او تو ضبح دهيد كه چه مي خوا هيد . از رد كردن كارهاي مقدماتي طراح هراس نداشته باشيد،و آن قدر او را توجيه كنيدتا در نهايت خواسته شما تامين شود . طراحي براي روشن كردن مطالبانتخاب نوع فونت از مهم ترين تصميماتي است كه بايد به هنگام طراحي گرفته شود.برنامه هاي جديدي نرم افزاري قلم هاي زيبا و متنوعي در اختيار شما مي گذارند ولي قلم اصلي بايد كاملا واضح و خوانا باشد .  اگر بودجه كافي در اختيار داريد نهايت استفاده را از انواع رنگ ها به عمل بياوريد اما از چاپ نوشته بر روي قسمتهاي رنگي يا تصاوير خود داري كنيد. خلق هويتهويت شركتي چيزي است كه سازمان را به راحتي در نظر عموم و در داخل صنعت قابل شناسايي و موقعيت آن را در بازار تثبيت مي كند . اگر بودجه شما اجازه ميدهد براي خلق هويت از خدمات يك طراح يا مشاور استفاده كنيد. بررسي تصويرنوع هويت شركتي كه براي خود انتخاب مي كنيد بر برداشت افراد از سازمان شما تاثير مي گذارد حالت ايده ال اين است كه هويت شركتي تاثير بصري داشته باشد. رعايت اين موضوع عامل مهمي در ارتباط اثر بخش است. استفاده از وب سايت * وب جهاني يك منبع اصلي اطلاعات شركتي است و اغلب اخبار مربوط به   محصولات و خدمات را ارائه مي كند. هر كسي مي تواند سايتش را به دلخواه طراحي كند اما بهتر است نكات زير در طراحي سايت مد نظر قرار گيرند:* افراد حرفه اي هميشه بهتر مي توانند كار طراحي وب سايت را انجام دهند. از آنها  بخواهيد صفحات مقدماتي را در حداقل مقدار ممكن در نظر بگيرند.* اگر با يك طراحي اثر بخش برخورد كرديد ، بلافاصله عناصري كه در جلب توجه مي كنندرا به نحوي كه براي سازمان شما قابل استفاده باشندتغيير دهيد.* مراقب عادات بدي مانند استفاده بيش از حد از طرح هاي گرافيكي باشيد. اين كار سرعت دسترسي به سايت شما را كاهش مي دهد. استفاده از روابط عمومي       همه مديران بايد تاثير عمومي اقدامات خود را بررسي كند. روابط عمومي اصطلاحي است كه براي توضيح شيوه انتقال موضوعات و پيامها ميان سازمان وعموم مردم  به كار مي رود رواي وجود ندارد .مديران مي توانند با شركت در كنفرانس هاي ويدوئي خود را براي ظاهر شدن در مصاحبه -هاي تلويزيوني آماده كنيد. تبليغات اثر بخش هميشه ايده ها و طرح هاي ابتكاري موجود در  اگاهي هاي خود تبليغاتي (در هر رسانه اي كه  باشند ) بايد با يك هدف فروش واضح و قابل اندازه گيري ارتباط داده شوند .ترتيبي دهيد كه تبليغات شما دلايل خوبي براي خريد خدمات يا محصولات را به مشتريان بالقوه ارائه كنند  برنامه ريزي تبليغاتي چه زماني كه قصد داريد فعاليت هاي بلند مدت و پر هزينه تبليغاتي انجام دهيد و چه هنگامي كه مي خواهيد يك نوبت اگاهي استخدام در يك روزنامه بدهيد در هر صورت بايد به دقت برنامه ريزي كنيد .همه اگاهي ها حامل يك پيام عمومي در مورد سازمان شما هستند .  استفاده از اينترنتهر روز بر تعداد سازمان هايي كه از تبليغات در وب جهاني بهره مي گيرند افزوده مي شود. افزايش تبليغات  از طريق اينترنت دلايل متعددي دارد به عنوان مثال : * شما ميتوانيد محصولات خود را تبليغ كنيد و به طور همزمان و بدون واسطه انها را بفروشيد . * تصاوير متحرك هستند و اين مساله باعث اثر بخشي بيشتر تبليغات  مي شود.* وب جهاني به صورت با لقوه بزرگترين رسانه واحد براي تبليغ انواع كالا و خدمات صنعتي و مصرفي است . ارتباط در محيط كاري تكنيكهاي مورد استفاده در ارتباطات خارجي را مي توان به شكلي موثر در ارتباطات داخل سازمان در مقياس كوچكتر و بابودجه محدودتر بكار برد.n    جلب نظر كاركنان: كاركنان افرادي هستند كه شديدا به خدمات مديريت خود متكي هستند. آنها در واقع مهم ترين مشتريان سازمان محسوب مي شوند. كارفرمايان خوب فرصت را از دست نمي دهند و سعي ميكنند در كليه ارتباطاتشان نشان دهند كاركنان از نظر آنها واقعا دارايي هاي شركت هستند. برقراري ارتباط براي انتقال اين پيام حائز اهمييت است. كاركنان را با پيشنهادات متناسب با نيازهايشان هدف قرار دهيد.مثلا با پيشنهاد ادامه تحصيل و پروژه هاي اجتماعي و...n    بازاريابي از داخل  بازاريابي درون- سازماني مي تواند به اندازه بازاريابي خارج- سازماني در جلب توجه ، علاقه مند كردن و ايجاد ميل مشاركت در كاركنان ، و نيز در تشويق آنها به بروز رفتارهاي مورد نظرتان موثرباشد. تشكيل جلسه با مصرف كنندگان و ايجاد انواع رقابتها از جمله ابزارهايي هستند كه مي توانيد از آنها به شكلي موثر براي انتقال پيام مديريت استفاده كنيد. از موضع برتر با مخاطبان صحبت نكنيد و هميشه حقيقت را بگوييد. تبليغ گروهبه عنوان مدير ، يكي ازمسئوليت هاي شما اين است كه تصوير اعضاي گروه خود را دربين همتايان و فرا دستان تبليغ كنيد . براي اين  منظور بايد از كاركنان به خاطر كارشان تشكر كنيم . مديران ارشد را به جلسات تعيين استراها مي‌توان به اين نتايج دست يافت. : شناسايي اهداف و دستيابي منطقي و نظام‌مند آن، تعيين اولويت‌ها و فراهم آوردن دورنمايي بهتر از فعاليت‌ها، افزايش اثربخشي فعاليت‌ها،‌ شناسايي و تسلط بر عوامل ضايع‌كننده وقت،‌ كاهش تنش‌هاي ناشي از كار زياد و به دست آوردن فرصت‌هاي بيشتر براي فعاليت‌هاي شخصي و خانوادگي .
مديريت زمان تاكنون چهار نسل را پشت سر گذاشته است كه اين نسل‌ها در برگيرنده سير تكاملي اين علم هستند. روند رشد اين نسل‌ها به شرح زير است :
نسل اول
پديد آمدن چك فهرست‌هايي براي نوشتن فعاليت‌ها و علامتگذاري آنها
نسل دوم
انجام فعاليت‌ها بر اساس جدول زماني
نسل سوم
تعيين اهداف و اولويت‌بندي فعاليت‌ها بر اساس فوريت آنها و استفاده از برنامه‌ريزي روزانه
نسل چهارم
تعيين اهداف و اولويت‌بندي فعاليت‌ها بر اساس اهيمت و فوريت آنها
در آخرين نسل از مديريت زمان در اولويت‌بندي علاوه بر فوريت، بر اهميت فعاليت‌ها نيز تأكيد مي‌شود و بيشتر تمركز بر روي اهداف و نتايج دراز مدت است .
مديريت موفق زمان، مديريت اولويت‌ها است. از اين رو در نسل چهارم مديريت زمان،‌ تلاش بر روي شناسايي پيش نيازها است. تنظيم اولويت‌ها، مزاياي فراواني در زندگي افراد دارد .
۸۰ درصد از موفقيت‌هاي افراد به واسطه ۲۰ درصد از فعاليت‌هاي آنان به دست مي‌آيد. اين رابطه ۲۰-۸۰ نخستين بار توسط يك اقتصاددان ايتاليايي به نام ويلفردو پاراتو در قرن نوزدهم ميلادي ارائه و به قانون پاراتو معروف شده است .
در مديريت موفق زمان، اثر بخشي (Effectiveness) بيش از كارايي (Efficiency) مورد توجه قرار دارد. براي اثر بخش بودن، ابتدا بايد فعاليت درست را شناسايي كرده و تلاش در انجام آن داشت و براي افزايش كارايي بايد كار درست را به بهترين نحو انجام داد .
در نسل چهارم مديريت زمان،‌ فعاليت‌ها در چهار گروه زير اولويت‌بندي مي‌شوند (ماتريس مديرت زمان ) :
۱- اين فعاليت‌ها از اهميت و فوريت بالايي برخوردارند و مهم‌ترين بخش در مديريت زمان محسوب مي‌شوند. اين فعاليت‌ها بيشترين اولويت را دارند و تا زماني كه به اين كارها رسيدگي نشود، به هيچ يك از فعاليت‌هاي بعدي نبايد پرداخت .
۲- اين فعاليت‌ها از اهميت زياد و فوريت كمي برخوردارند و مي‌توان آنها را با تأخير به انجام رساند .
۳- اين فعاليت‌ها از اهميت كم‌ و فوريت زيادي برخوردارند ولي بخش بزرگي از زمان افراد را به خود اختصاص مي‌دهند و دام‌هايي براي سرگرم ساختن بيهوده افراد محسوب مي‌شوند. اين فعاليت‌ها مي‌توانند توسط افراد ديگر نيز انجام شوند و قابليت واگذاري به ديگران را دارند .
۴- اين فعاليت‌ها از اهميت و همچنين فوريت كمي برخوردارند و مي‌توان از آنها به راحتي صرفنظر كرد .
از سوي ديگر، يك فرآيند كامل مديريت زمان شامل چهار مرحله شناسايي و تعيين اهداف، اولويت‌بندي فعاليت‌ها، اجراي اولويت‌ها،‌ ارزيابي نتايج است .
طبق اين تقسيم‌بندي، اولين قدم در مديريت زمان،‌ تعيين اهداف است. زماني يك فعاليت از اثربخشي لازم برخوردار است كه در جهت اهداف تعيين شده باشد . تعيين اهداف‌، نوعي سرمايه‌گذاري براي شروع مؤثر مديريت زمان است .
دومين مرحله در مديريت موفق زمان،‌ اولويت‌بندي فعاليت‌هايي است كه فرد با آن‌ها درگير است. اين اولويت‌بندي بر مبناي ماتريس نسل چهارم مديريت زمان (گروه‌هاي A,B,C,D) انجام مي‌پذيرد. به منظور تعيين اولويت‌ها، شما بايد فعاليت‌هاي خود را بنويسيد و آنها را برنامه‌ريزي كنيد. يك شبانه‌روز كوچك‌ترين واحد زماني براي يك برنامه‌ريزي است. در صورت عدم توانايي برنامه‌ريزي روزانه،‌ برنامه‌ريزي براي زمان‌هاي طولاني‌تر ممكن نيست .
يك برنامه‌ريزي مؤثر بايد شامل آنچه شما به آن نياز داريد و يا تصميم داريد كه انجام دهيد، باشد و همچنين بايد فعاليت‌هايي در آن گنجانده خود كه شما قادر به انجام هستيد .
سومين و مشكل‌ترين مرحله در يك فرآيند مديريت زمان،‌ اجراي فعاليت‌ها طبق اولويت‌هاي تعيين شده است. معمولاً‌ عوامل زيادي باعث اجرا نشدن موفق برنامه و اتلاف وقت مي‌شود. از جمله اين عوامل مي‌تواند تماس‌هاي تلفني مكرر،‌ ملاقات‌هاي بدون وقت قبلي،‌ عدم تفويض اختيار يا تفويض اختيار نامناسب، جلسات طولاني، مسافرت‌هاي بيش از حد، به تعويق انداختن كارهاي مشكل، نبود نظم شخصي،‌ مشكل در گفتن كلمه نه،‌ اجتماعي بودن بيش از حد و ضعف در مهارت گوش دادن باشد .
آخرين اقدام در مديريت زمان،‌ ارزيابي نتايج است. در اين مرحله به بررسي نحوه انجام فعاليت‌ها مي‌پردازيد و اينكه به چه اهدافي دست يافتيد؟ به چه اهدافي دست نيافتيد؟ چند بار در فعاليت‌هايتان وقفه ايجاد شد و علت هر كدام چه بود؟ ارزيابي و ثبت نتايج،‌ در برنامه‌ريزي‌هاي موفق‌تر در آينده به شما كمك خواهد كرد و اين برنامه‌ها را با واقعيت منطبق‌تر خواهد كرد. يكي از تكنيك‌هاي توصيه شده براي مديريت زمان،‌ در نظرگيري مدت زمان توأم با آرامي و سكوت (Quiet Time) است. در اين مدت زماني كه مي‌تواند يك ساعت يا بيشتر باشد،‌ مي‌توانيد به انجام كارهايي مثل كار كردن روي يك سخنراني،‌ نوشتن يك گزارش يا مقاله، طرح‌ريزي براي فعاليت‌هاي تجاري آينده، شناسايي اهداف كوتاه مدت و بلند مدت،‌ طراحي يك استراتژي بازاريابي،‌ آماده‌سازي يك برآورد يا قرارداد و كاغذ‌ بازي‌ها بپردازيد. زماني است كه مي‌توانيد اهداف خود را بررسي كنيد و طرحي براي پيروزي و دستيابي به آنها بريزيد .
اين زمان بايد در موقعيت از روز باشد كه كارايي شما بالا باشد. زمان خود را براي يك چنين برنامه‌اي تنظيم كنيد و براي پرداختن به آن بها دهيد. اگر شرايط ومسائلي شما را از پرداختن‌ به اين زمان خاص بازمي‌دارد،‌ وقت ديگري در طول روز به آن اختصاص دهيد. اگر اتاقي اختصاصي نداريد كه در آن را ببنديد و به Quiet Time بپردازيد،‌ كافي است شخصاً به تلفن‌هاي خود پاسخ نگوييد و مراجعه‌كنندگان را به همكاران خود عطف دهيد تا كاملاً‌ آن زمان را به برنامه‌هاي يا شده فوق اختصاص دهيد .
Quiet Time ،‌ ابزار مناسبي است تا از شما فردي فعال بسازد كه از زمان خود استفاه بهينه مي‌بريد و نشان‌دهنده شخصيت كاملاً متكي به سازماندهي شماست .

برگرفته از سايت:روزنامه تفاهم



امتیاز:
 
بازدید:
[ ۵ اسفند ۱۳۹۳ ] [ ۰۴:۰۵:۱۵ ] [ مشاوره مديريت ]

براي مؤفق شدن در يك سخنراني چه كار كنيم؟

staff_attending_the_meeting سخنراني

هر سخنران از روشي خاص در ارايۀ سخن خود به ديگران استفاده مي كند، ولي سخنراني كردن داراي قواعد و قانون هايي است كه بر اساس سال ها سخنراني، گوش دادن به سخنراني ديگران و بررسي منابع موجود در اين خصوص به دست آمده اند. در اين مقاله مجموعه اي از رهنمودها براي ارايئه سخنراني مؤفق تنظيم شده است. ولي بايد خاطر نشان كرد كه اين رهنمودها، گام نهايي براي سخنراني نبوده و مي توان نكات و تجربيات ديگري را نيز به آن افزود. مهم ترين هدف در اين رهنمودها جلوگيري از سخنراني هاي خسته كننده است. بسياري از مردم بر اين باورند كه سخنراني كار بسيار مشكلي است و از اين كه در مقابل جمعي از همكاران خود به سخنراني بپردازند احساس ترس مي كنند. ولي بايد گفت سخنران هاي مردّد، اعتماد به نفس كمتري دارند و سخنران ها وقتي اعتماد به نفس خواهند داشت كه باور كنند در ميان شنوندگان كسي به اندازه خود آنها در مورد موضوع سخنراني، اطلاعات ندارد. در مورد استرس قبل از سخنراني بايد گفت كه وجود استرس به اندازه بسيار كم مفيد است. چون موجب مي شود سخنران بيش از حد، احساس راحتي نكرده و سخنان خود را بي دقّت ارايه نكند! وقتي سخنران شروع به صحبت بكند در حين سخنراني، اين استرس كم كم از بين خواهد رفت.

به طوركلي دو نوع سخنراني وجود دارد:

  • آنهايي كه فقط براي سرگرمي ارايه مي شوند
  • آنهايي كه حاوي اطلاعاتي علمي يا تخصّصي هستند، مانند كنفرانس هاي علمي و فنّي.

بعضي از قواعد اين مقاله براي هر دو سخنراني صدق مي كند و بعضي از فقط در مورد كنفرانس هاي علمي و فنّي صدق مي كنند.

قواعد همه سخنراني ها:

  • آمادگي: از قبل مشخص كنيد كه چه مي خواهيد بگوييد و خود را براي ارايه سخنراني آماده كنيد.
  • تهيّه طرح: طرح كلي از نكات اصلي موضوع سخنراني خود تهيّه كنيد.
  • تناسب لحن: لحن خود را با نوع سخنراني متناسب كنيد. وقتي در كنفرانس علمي آموزشي هستيد محكم و صريح سخن بگوييد. از لحن محاوره اي براي كنفرانس هايي كه جنبه سرگرمي دارند، استفاده كنيد.
  • تأكيد نكات: براي تأكيد بر روي بعضي از نكات، زير و بم و بلندي صداي خود تغيير دهيد.
  • بيان كامل جملات: در سخنراني تان از جملات كامل استفاده كنيد و كلمات را متوالي و بدون توقف بيان كنيد.
  • دوست داشتن شنوندگان: سعي كنيد شنوندگان را صميمانه دوست داشته باشيد و در زمان سخنراني با آنها ارتباط چشمي برقرار كنيد.
  • طرح سؤال: براي برانگيختن توجّه شنوندگان سؤالاتي را مطرح كنيد.
  • پرهيز از رفتارهاي خاص: از شيوه هاي رفتاري خاص مانند تكان دادن بيش از حد دست هاي تان يا گذاشتن طولاني مدّت دست بر روي تريبون اجتناب كنيد.
  • موضوع سخنراني را بشناسيد: به خاطر داشته باشيد كه سخنران بيشتر از شنوندگان در مورد موضوع سخنراني آگاهي دارد. صداي گوينده بايد با موضوع متناسب باشد. مثلاً بيان جمله زمين شناسي هيجان انگيز است. بايد در صداي سخنران آشكار باشد.
  • جذّاب سخن بگوييد: اوّل بايد توجّه شنوندگان را جلب كنيد، سپس آنها را از موضوع سخنراني آگاه كنيد.
  • مشتاقانه سخن بگوييد: در مورد مسايلي سخن بگوييد كه خودتان نيز به آنها علاقه منديد. به عبارت ديگر اگر مسايلي وجود دارند كه به آنها علاقه مند نيستيد، در مورد آنها سخنراني نكنيد.
  • ساده سخن بگوييد: شنوندگان نمي توانند تمام مسايل را يك مرتبه درك كنند. چون بسياري از مسايل اگر از كتاب خوانده شوند بهتر در ذهن مي مانند تا وقتي كه شنيده شوند. بنابراين تا مي توانيد ساده تر سخن بگوييد.
  • موارد مهم سخنراني خود را مشخص كنيد. بر روي آنها تأكيد كنيد و اطمينان حاصل كنيد كه تمام موارد را ذكر كرده ايد.
  • موارد كم اهميّت را به پايان سخنراني موكول كنيد. چون اين موارد مي تواند وقت پاياني سخنراني شما را پر كند و اگر وقت كمتري داشتيد مي توانيد آنها را حذف كنيد.
  • اگر سخنراني تان را از حفظ نيستيد، مي توانيد از نكات اصلي ياد داشت برداري كنيد. لازم نيست جملات ياد داشت برداري كامل باشند. ياد داشت هاي خود را با فونت ۲۰ يا بزرگ تر تايپ كنيد. در اين صورت سخنران وقتي از ياد داشت هاي خود كمي دورتر ايستاده باشد به راحتي مي تواند آنها را بخواند و كاملاً آمده به نظر برسد. سخنراني از روي ياد داشت ها اين حسن را دارد كه وقتي سخنران مجبور مي شود بين نكات اصلي ياد داشت شده را پر كند، به سخنراني طراوت و تازگي مي بخشد. تنها بازيگران و گويندگان حرفه اي هستند كه مي توانند جملات كامل را بخوانند و ديالوگ يا سخنراني خود را به شكل معمولي در بياورند.
  • چون بسياري از شنوندگان متوجّه اشتباهات لفظي و معمول شما نمي شوند، بنابراين در طي سخنراني هرگز از اشتباهات خود عذرخواهي نكنيد. مگر اين كه كمبود يا اشتباهي باشد كه بخواهيد سريعاً آن را رفع كنيد.
  • متن كامل سخنراني خود را قبل تهيّه و تنظيم كنيد.
  • متن كامل يا چكيدۀ سخنراني خود را قبل از سخنراني در اختيار شنوندگان قرار ندهيد. چون شندگان ممكن است از قبل آن را مطالعه كنند و به سخنراني توجّه نكنند ويا ممكن است درحين سخنراني ياد داشت برداري كنند و حواس سخنران را پرت كنند.
  • meeting سخنرانينحوه نشان دادن تصاوير و شكل ها:

  • در موقع نشان دااي آنكه يك سخنراني اثربخش باشد بايستي مقدمات مربوط به آن به خوبي مديريت شده باشد. مثلا:
    1 – وقت برگزاري سخنراني:
    الف) صبح باشد (چه ساعتي)؛
    ب) عصر باشد (چگونه)؛
    ج – اوايل هفته باشد يا آخر هفته؛
    د) روز تعطيل باشد يا غيرتعطيل؛
    ه) در وقت روزهاي گرم سال باشد يا سرد؛
    و) در مناسبتي خاص باشد.
    و...
    2 – مكان برگزاري سخنراني:
    الف) ازنظر مسافت و موقعيت جغرافيايي و نحوه دسترسي شركت كنندگان؛
    ب) از لحاظ نور – صدا – تهويه و...
    ج) داراي فضاي سبز و درخت و... است يا در ميان انبوه ترافيك و صدا و...
    د) گنجايش لازم و وسعت كاري؛
    ه) محل پذيرايي از ميهمانان خاص؛
    و) پاركينگ و عبور و مرور؛
    ز) آبخوري و سرويس هاي بهداشتي؛
    ح) امكانات از لحاظ برقراري ارتباطات (فاكس – اينترنت – تلفن و...)؛
    ي) دكور و چيدمان وسايل.
    3 – سخنران:
    الف) مشهور است، محبوب است؛
    ب) داراي مقام و موقعيت خاصي دراجتماع است؛
    ج) جزو كدام گروه و حزبي است؛
    د) اصالت خانوادگي و سوابق خدمتي؛
    ه) مدارك تحصيلي خود را از چه مراكزي دريافت كرده است؛
    و) حاميان و طرفداران او چه كساني هستند؛
    ز) چه ويژگيهاي فردي و شخصيتي بارزي دارد.
    4 – برگزاركنندگان:
    الف) چه قصدي و هدفي را دنبال مي كنند؛
    ب) سازمان و يا مركز خاصي است يا به وسيله تشكلهاي غيردولتي برگزار مي شود؛
    ج) كار دعوت و پذيرايي را به خوبي برنامه ريزي كرده اند؛
    د) نكات ايمني، بهداشتي و حفاظتي لازم را مدنظر قرار داده اند؛
    ه) داراي انسجام و هماهنگي هستند؛
    و) بروشور و برگه هاي اطلاع رساني لازم را آماده كرده اند.
    5 – شركت كنندگان (مخاطبان):
    الف) قشر خاصي از جامعه هستند؛
    ب) انفرادي دعوت شده اند يا با خانواده؛
    ج) براي سرگرمي آمده اند يا استفاده علمي تخصصي؛
    د) براي سرگرمي كودكان و فرزندان برنامه هاي خاصي تدارك ديده شده است؛
    ه) سرويس براي رفت و آمد آنان مهيا شده است؛
    و) از محتوا و هدف برگزاري سخنراني اطلاع دارند.

    ويژگيهاي يك سخنراني اثربخش
    يك سخنراني براي يك جمع كوچك و كم تعداد به مراتب كم دردسرتر از يك سخنراني با تعداد زيادي مخاطب است در اين گونه موارد بايستي با استفاده از حركات دست، ايما و اشاره و مديريت خوب زمان، كارسخنراني را به پيش برد.
    ممكن است در بخش پرسش و پاسخ و يا در خلال سخنراني عده اي پرسشهاي غيرمعمول از شما داشته باشند مي‌بايست مراقبت كنيد در دام آنها گرفتار نشويد كه در آن صورت مجلس از دست شما خارج خواهد شد. در اين‌گونه موارد بهتر است اول تكليف را روشن و بيان كنيد كه به پرسشهاي خارج از موضوع و يا در لابلاي برنامه سخنراني پاسخ نخواهيد داد.
    با آوردن مثالهاي ملموس، كاربردي و روزمره، جملات، اشعار، ضرب المثلهاي معروف، خاطرات جذاب، تجربيات گذشته، يافته هاي علمي و... گهگاه فضاي سخنراني را تلطيف كنيد تا كار شما كسالت آور و خسته كننده نباشد.
    مطالب خود را حتي الامكان خلاصه و كوتاه بگوييد و براي اين كار يادداشتهاي كوچكي حاوي سرفصل و كلمات كليدي سخنراني تهيه و آماده كنيد تا روند سخنراني و ارائه مطالب روال معقول و خوشايندي داشته باشد.
    گاهي اوقات از حضار و شركت كنندگان بخواهيد كه كلمات آخر شما را بيان كرده و از اين طريق مشاركت بيشتري به آنها در ارائه مباحث بدهيد.
    هرگونه حركات حاضران را زيرنظر داشته باشيد ممكن است هر حركت آنان پيامي به دنبال داشته باشد. مثلا اگر آنها زياد به ساعت خود نگاه مي كنند يا بر روي صندلي مدام جابجا مي شوند و يا كارهايي مشابه انجام مي دهند احتمالا بدين معني است كه:
    الف) خسته شده اند؛
    ب) وضعيت تنفس و هواي مكان برگزاري مناسب نيست؛
    ج) شما بيش از وقت تعيين شده صحبت كرده ايد؛
    د) مطالب ديگر جاذبه و پذيرش لازم را ندارند.
    در بين سخنراني پرانرژي و پويا باشيد. درحقيقت روح شادابي و نشاط را به حاضرين انتقال بدهيد و آنها را متمايل كنيد به اينكه تا پايان همراه شما باشند.
    مي توانيد گاهگاهي تن صداي خود را بالا، پايين كنيد و توجه افراد را بدين ترتيب همواره با خود داشته باشيد.
    ميكروفن همانقدر كه مي تواند در كيفيت كار شما اثر خوب داشته باشد همانقدر هم مي تواند آزاردهنده و اذيت‌كننده باشد. مراقب ميكروفن باشيد.
    نوع به كارگيري و هنر استفاده از دستها و قدرت آنها در فهم و انتقال مطالب خيلي مهم است. نوع پوشش و لباس شما هم بي تاثير در ارائه سخنراني نيست. لباسهاي رنگ و رو رفته، چروك و ناصاف، كفشهاي نامناسب، آرايش مو و صورت هركدام عواملي هستند كه مي توانند كار شما را تحت الشعاع قرار دهند.
    گاهي مي توان از اسلايد، اورهد، پاورپوينت (POWER POINT) ، شعر، داستانهاي كوتاه و وسايل سمعي و بصري براي انتقال بهتر مطالب استفاده كرد؛ به علاوه آنكه نمودارها، اعدادو ارقام (آمار) و تخته سياه (وايت برد) هم ياري رسان شما هستند تا مطالبتان مستندتر باشند.
    جو و شرايط حاكم بر جلسه سخنراني را به خوبي ارزيابي كنيد. اگر احساس كرديد كه شنوندگان ظرفيت حرفهاي شوخي و مزاح را ندارند از آنها پرهيز كنيد.
    هميشه ممكن است عده اي نخاله و يا غيرنرمال در مجلس سخنراني وجود داشته باشند بايد بتوانيد آنها را اداره كنيد تا اوضاع را به هم نريزند.
    براي دريافت بازخورد حاصل از سخنراني خود، در پايان، آدرس پست الكترونيك آدرس اينترنتي و يا تلفن خود را بيان كنيد تا نقاط قوت و ضعف شما را منعكس كنند. در ابتداي سخنراني يك بيوگرافي مختصر و مفيد از خود براي حاضران ارائه دهيد اين كار باعث مي شود شما را بيشتر باور كنند.
    در